1．文件化的范围
职业安全健康管理体系要求通过文件化的形式表述，文件的形式根据企业的实际可采用文本或电子形式。按照职业安全健康管理体系准则的要求，结合小企业的实际，职业安全健康管理体系文件可包括职业安全健康方针和目标、职业安全健康岗位职责、与重点职业安全健康风险有关的生产活动的程序、作业指导书和其它内部文件等。
小企业体系文件要适合企业的要求，并满足管理的需要，文件的层次和结构尽量简化，文件的数量遵循有效和最小化的原则。在编制文件过程中应考虑将现有适用的各类职业安全健康管理文件纳入职业安全健康管理体系文件系统，具体文件的内容要考虑现有管理的水平、员工的素质、生产过程的特性，文件应便于操作和实施。小企业如果寻求认证，体系文件还要符合职业安全健康管理体系准则的要求。
具体来讲，小企业的职业安全健康管理体系文件可包括以下几个方面：
（1）职业安全健康方针的管理；
（2）危害辨识、风险评价；
（3）岗位职责；
（4）培训、意识和能力；
（5）协商和交流；
（6）文件和资料控制；
（7）应急与响应；
（8）绩效监测和测量；
（9）事故、事件、不符合、纠正和预防措施；
（10）审核和评审；
（11）设备管理；
（12）相关方管理；
（13）危险物品管理；
（14）现场作业安全管理；
（15）员工安全健康管理；
（16）劳保用品管理。
但不同的企业应根据自己的生产特点和要求进行增减调整。
2．文件的内容
职业安全健康管理体系管理文件的内容要求应根据具体的活动和目的，包含做什么（what）、为什么这样做（why）、谁来做（who）、何时做（when）、何地做（where）以及如何做（how）等方面。
为了便于编制和协调，体系文件按统一的表达形式进行陈述。职业安全健康管理体系文件结构推荐如下：
（1）目的
（2）范围
（3）术语（如需要）
（4）职责
（5）控制要求
（6）相关文件和记录
为保证职业安全健康管理体系文件的识别、批准、发布和撤消以及职业安全健康资料得到有效控制，对体系文件和资料应明确控制的要求，确保所有岗位都能得到有关文件和资料的现行有效版本和防止作废版本的使用。
三、职业安全健康管理体系的实施
（一）职业安全健康方针和领导的承诺
职业安全健康方针是小企业职业安全健康管理工作的纲领和行动指南，它阐明了小企业职业安全健康绩效的主要目标以及在职业安全健康管理方面所作出的承诺。
小企业在制定职业安全健康方针时，要以企业自身规模和职业安全健康风险的特点为依据。方针的内容既要与小企业的未来发展相一致，又要符合自身面临主要风险的性质，并做出遵守现行的职业安全健康法律法规及其它要求、持续改进、事故预防和保护员工安全健康的承诺，符合经营要求。
小企业在制定职业安全健康方针时，要体现全员参与，内容应通俗易懂，便于理解和交流，方针应形成文件，并经过最高管理者批准。
为确保企业所制定的职业安全健康方针的纲领性作用和持续适宜性，方针应满足下列要求：
1.传达到全体员工，保证每个员工真正理解，并鼓励他们积极参与职业安全健康管理；
2.建立方针对外交流的渠道，确保有关方面在需要时能够获得；
