（二）干部档案材料必须是办理完毕的正式归档材料，其填写必须规范，手续必须完备。
1．凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。
2．中组部制发的1999年版《干部履历表》应逐项填写，所填信息真实、准确，须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。
3．1997年以来的《干部任免审批表》应按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章。
4．1997年以来的干部考察材料须有形成材料的单位（或考察人）和时间。
5．归档材料一般不得使用复制件。证书、全国统考科目成绩单等特殊情况需用复制件存档的，须在复印件上注册出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位的组织（人事）部门印章。
四、干部档案的整理规范
（一）分类准确。按照材料的主要内容或用途确定类别：
第一类：履历材料。主要为履历表、任职简历。
第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。
第三类：考察、考核、鉴定材料；审计工作中形成的材料。
第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职称（职务）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料。
第五类：审查工作中形成的材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。
第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。
第七类：表彰奖励材料。
第八类：执纪执法部门形成的涉及个人的材料。
第九类：办理工资、待遇等工作中形成的材料；招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、挂职、授衔、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；出国（境）材料；党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；公务员登记或调任材料。
第十类：健康检查材料；毕业生报到通知书；干部档案有关情况说明等材料。
其中，第四、九类材料须采用二级分类法。
第四类的二级分类为：1.学历学位材料；2.职业（任职）资格和评（聘）专业技术职称（职务）材料；3.科研学术水平材料；4.培训材料等。
