3．字母词使用不正确。部分单位没有认真学习《
国务院办公厅秘书局关于加强对行政机关公文中涉及字母词审核把关的通知》(国办秘函[2010]14号)，在报送的公文中没有严格规范地使用字母词。
4．公文印刷质量较差。有的单位公文印刷质量不高，字迹模糊不清，给公文处理造成一定难度。
二、进一步规范公文报送工作的要求
为了尽快扭转公文报送中存在的文件多、质量差、效率低、程序乱的局面，进一步规范公文报送工作，报文单位要切实履行好公文审核、报送职责，严格规范公文的格式，提高公文质量，确保公文运转顺畅。
(一)加强领导，明确责任，切实重视公文处理工作。机关公文是政府公务活动的重要工具，是依法行政、保证机关工作正常运转的重要手段。公文质量体现着机关形象和行政效率，也是机关作风的具体反映。报文单位要高度重视公文的制发、报送工作，明确责任，严把出口关。主要负责人要经常过问公文处理工作，及时发现问题并予以纠正；分管负责人要切实负起责任，严格遵守公文处理的规则和要求，严把公文质量关。要选派政治素质好、业务精、责任心强的同志从事文秘工作，从源头上杜绝公文差错发生。
(二)严格遵守公文处理的相关规定，努力提高机关公文处理水平。《办法》和《细则》是报文单位制发、处理公文的基本准则。各报文单位要认真执行《办法》和《细则》规定，结合各自的工作实际，研究和制定公文处理的具体措施，对容易出现差错的问题严肃对待，切实加以纠正，健全和完善公文处理机制，不断提高机关公文处理的水平。领导干部要带头学习，模范遵守，经常检查和纠正公文处理中存在的不规范、不细致、不严谨的问题。文秘人员要熟记《办法》和《细则》的规定，熟练掌握公文处理的基本技能，努力成为处理公文的行家里手。
(三)切实发挥文秘部门在公文处理中的职能作用，不断提高公文质量。各报文单位文秘部门要切实负起责任，充分发挥公文审核、把关的职能作用，明确各个环节的责任，实行分工负责制，确保公文制发、处理更加规范。严格把好公文审核关，该上报的上报，不该上报的坚决不报，确保公文审核把关不流于形式，严格把好文种关，凡上报的公文文种仅限于“请示”、“报告”、“意见”，一般不使用其他文种；严格把好会签关，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应积极协调协办单位取得一致意见后会签上报；严格把好报送关，由专人负责报送公文，进一步加强公文报送过程中出现问题的沟通协调。
