基层局纳税服务科（处）是组织本单位“税企邮箱”业务需求和应用推广的牵头部门。基层局信息中心负责联系解决本单位“税企邮箱”应用的技术问题。基层局各相关部门是“税企邮箱”的应用部门，根据分管业务的需要适时向本单位纳税人发送电子邮件。
市局编写了《“税企邮箱”操作说明（2010年版）》，并将该文档向全市所有开通“税企邮箱”的纳税人发送电子邮件。各基层局要组织进行内部培训和其他形式的纳税人宣传，积极推广“税企邮箱”的应用，具体包括：
（一）新办户的应用宣传
市局将印制新的“税企邮箱”操作说明，各基层局要对所有新办企业在税务登记环节主动发放一份“税企邮箱”操作说明，提醒纳税人可以免费申请开通此邮箱作为与税务机关联系的渠道。同时，基层局在组织开展的新办户基础培训时，要将“税企邮箱”的功能进行讲解。
（二）办税服务厅的广泛宣传
各基层局根据市局在2009年编写的《青岛市国税局关于互联网站“税企邮箱”致纳税人的一封信》，在办税服务厅的醒目设置“税企邮箱”的宣传展板，向纳税人广泛宣传“税企邮箱”的功能和使用方法。
三、深化应用，监控改进
流转效能监控和答复效能监控是2010年版“税企邮箱”功能改善的重要内容。其中，流转效能主要是指纳税人邮件的处理效率，需要答复的纳税人邮件应该在规定时限内予以答复，否则作为逾期答复邮件；答复效能是指纳税人对税务人员答复问题的满意度，纳税人可以选择满意、不满意或者不评价。通过流转效能监控和答复效能监控，避免“税企邮箱”的应用流于形式，保证税务人员对纳税人邮件的处理效率和质量。
市局纳税服务处负责全系统的纳税人邮件应用监督管理工作，各基层局纳税服务科（处）负责本单位的纳税人邮件应用监督管理工作。对于逾期未回复纳税人邮件的，要采取友情提醒、工作讲评、发布通报等措施，促进“税企邮箱”应用效能的提高。
四、其他工作要求
（一）税收管理员户籍管理岗内网用户的代码设置
纳税人与其税收管理员户籍管理岗之间是系统默认的邮件传递关系。为此，必须保证税收管理员户籍管理岗的内网用户“基本信息”中“ctais代码”（以下简称“ctais代码”）与综合征管软件中人员代码一致。如果基层局还存在内网用户的“ctais代码”与综合征管软件中人员代码不一致的情况应立即由各基层局信息中心修改，否则，将会发生税收管理员户籍管理岗无法与分管纳税人进行邮件传递的问题。
